So erstellst du einen gemeinsamen Kalender
Ein Kalender ist das wohl meistgenutzte Tool der Welt. Ob als Schüler oder Student, als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, als Pärchen oder als Senior: Alle nutzen einen Kalender zur Terminplanung. Sei es die wichtige Deadline auf der Arbeit, der nächste Arzttermin, die nächste Klassenfahrt oder der nächste Urlaub: Jeder Mensch nutzt den eigenen Kalender unterschiedlich.
In vielen Haushalten hängt ein gemeinsamer Kalender. Doch wir wären nicht alao, wenn wir dir Tipps geben würden, wie du deinen Kalender mit deinen Liebsten teilen und so digitalisieren könntet. Denn die Variante aus Papier und Stift bietet zwar eine tolle Haptik, lässt sich aber nicht von unterwegs einsehen. Dazu hat jeder eigene Termine, die man nicht manuell aufschreibt, die für den Partner aber durchaus behilflich bei der Terminplanung sein könnten, etwa wenn es um den nächsten Arztbesuch der Kinder geht.
Digitale Kalender bieten tolle Komfortfunktionen, die das Erstellen von Terminen äußerst leicht machen. In diesem Text soll es um das Teilen von Kalendern gehen. Kalender-Apps widmen wir einen anderen Text.
- Wähle eine Plattform, mit der alle arbeiten sollen
Damit alle einen gemeinsamen Kalender haben, muss zuallererst die Plattform gewählt werden. Das Standardprotokoll für Kalenderdaten heißt CalDAV und wird von Apple und Google unterstützt. Wenn alle in der Familie ein Android-Handy besitzen, empfiehlt sich der Google Kalender. Wenn alle ein iPhone besitzen, ist der Apple Kalender eine Alternative. Der Google Kalender empfiehlt sich, wenn sowohl Android-, als auch Apple-Handys genutzt werden. Microsoft Outlook bietet sich dagegen eher im beruflichen Umfeld an, da die Software nur teilweisen Support für CalDAV-Daten mitbringt.
- Erstelle einen Kalender
Habt ihr euch auf eine Plattform geeignet, ist es an der Zeit, einen Kalender zu erstellen. Klicke dazu je nach Programm bzw. Plattform auf das „+“ in der Kalenderliste oder „Neuen Kalender erstellen“ im Menü. Benenne ihn „Familie“ oder gib einen anderen Namen.
- Teile den Kalender
Du hast nun einen Kalender erstellt, nun kommt das Wichtigste: Das Freigeben des Kalenders mit deinem Partner, deiner Familie oder deinen Kollegen kann je nach App und Plattform auf verschiedenen Arten stattfinden. Üblich ist der Weg per E-Mail oder über das Teilen einer URL. Schaue dazu in den Kalendereinstellungen (nicht in den normalen Einstellungen).
- Überprüfe die Berechtigungen
Ein gemeinsamer Kalender macht natürlich nur Sinn, wenn alle Teilnehmer die Termine einsehen, hinzufügen und verwalten können. Überprüfe deshalb für jeden Kalender-Teilnehmer die Berechtigungen.
Tipps für gemeinsame Kalender
Damit der gemeinsame Kalender nicht wieder einstaubt, ist es wichtig, ein paar Grundregeln festzulegen, an die sich alle halten.
- Privatsphäre-Einstellungen beachten und respektieren
Es gibt Termine, die man lieber privat halten möchte. Achte bei solchen Terminen darauf, dass die Sichtbarkeit auf „privat“ beziehungsweise „vertraulich“ gestellt ist. Dies gilt insbesondere bei jungen Menschen. Auch wenn das Privatleben der Kleinen sehr interessant ist, so sollte man ihnen doch etwas Privatsphäre zugestehen.
- Nur gemeinsame Termine gehören in den Kalender
Daran schließt auch unser nächster Tipp an: Nicht alles muss auch im gemeinsamen Kalender geteilt werden. Private Termine sollten privat bleiben. Damit die anderen aber trotzdem einsehen können, wann du keine Zeit hast, kannst du die URL zu deinem privaten Kalender mit deinem Partner oder deiner Familie teilen und die Berechtigung auf „privat“ stellen. So sehen die anderen in ihren Kalendern, wann du beschäftigt bist, aber keine Details.
- Regeln vereinbaren und Funktionen des Kalenders nutzen
Ein Termin allein ist relativ nutzlos. Heutzutage ist es möglich, Termine mit Details zu versehen – nutze sie! Gib den Ort des nächsten Restaurants-Besuchs ein, lade deinen Nachwuchs zum nächsten Kinderarztbesuch ein und benenne denjenigen, der für die nächste Mietzahlung verantwortlich ist. Wichtige Dinge sollten im „Details“ bzw. „Beschreibung“-Feld festgehalten werden. Und: Eingeladene sollten den Termin bestätigen. Wenn Termine regelmäßig stattfinden, lassen sich wiederkehrende Termine einrichten. Die bevorstehenden Termine sollten in regelmäßigen Abständen besprochen werden, etwa einmal pro Woche oder pro Monat.
Fazit: Keine Termine des Anderen mehr verpassen
Kalender sind unglaublich nützliche Tools, und das nicht nur im Arbeitsleben. Wer sie auch im Alltag einsetzt und gemeinsame Kalender erstellt, ist produktiver und dadurch auch zufriedener. In einem gemeinsamen Kalender sieht man sofort, wer für etwas verantwortlich (z. B. für die Zahlung von Gemeinschaftsausgaben) ist, und wann der andere keine Zeit hat (wenn man z. B. für den Sohn einen Arzttermin buchen muss).
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