Die besten To Do- und Organisations-Apps: Mit diesen Apps schaffst du deine Aufgaben
Ob im Haushalt, im Beruf, in der Beziehung oder im Alltag: Es warten jede Menge Aufgaben auf uns. Helfen können To-Do- und Organisations-Apps, mit denen du deine Tasks organisierst und nichts mehr vergisst. Wir verwenden im folgenden Text To-Do-, Aufgaben- und Organisations-Apps synonym.
Zusammenfassung: Die besten To-Do- und Aufgaben-Apps
| App-Name | iOS | Android |
| Todoist | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
| Google Tasks | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
| Microsoft To Do | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
| Habitica | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
| Any.do | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
| TickTick | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Vorteile von Aufgaben-Apps: Warum du diese Apps nutzen solltest
Prioritätensetzung
Oft wissen wir nicht, wo wir anfangen sollen. Indem wir unsere Aufgaben in einer To-Do-Apps aufschreiben, ordnen wir unsere Gedanken und schaffen sie aus unserem Kopf. Häufig kommen uns beim Aufschreiben neue, verwandte Ideen. Aufgaben-Apps ermöglichen es uns, unsere Tasks zu priorisieren, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und so unsere Zeit besser zu planen.
Besseres Zeitmanagement und weniger Ablenkungen
Wenn wir uns auf unsere To-Do-Liste konzentrieren, verschwenden wir weniger Zeit mit Ablenkungen und prokrastinieren weniger. Natürlich erfordert das anfangs viel Selbstdisziplin. Aber mit der Zeit werden wir produktiver, können die Aufgabendauer besser einschätzen und schaffen so mehr. Einige Apps bieten Funktionen wie Rescheduling, was sich besonders bei wiederkehrenden und wiederholenden Aufgaben als hilfreich erweist, oder Integration mit anderen Apps.
Besseres Tracking
Mit To-Do-Apps erhältst du einen Überblick über erledigte Tätigkeiten. Wenn du To-Do-Apps z. B. für deinen Einkauf verwendest, siehst du sofort, ob auch wirklich alle Produkte im Einkaufswagen gelandet sind. Bei grossen Projekten siehst du dank Fortschrittsbalken und Subtasks sofort den Fortschritt.
Tipp: Wenn du auch deine Zeit erfassen willst, wirf einen Blick auf die besten Zeiterfassungs-Apps.
Bessere Zusammenarbeit
Die Apps auf dieser Liste ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit, weil jeder, mit dem du zusammenarbeitest (sei es dein Partner/Partnerin oder deine Kollegen), sehen kann, wo der andere steht und welche Aufgaben er schon erledigt hat. Im beruflichen Umfeld ermöglichen es die meisten Apps auf dieser Liste, Dateien zu teilen.
Glücksgefühl
Nicht zu vernachlässigen ist die Ausschüttung von Glückshormonen, wenn man am Ende eines produktiven Tages auf die erledigten Aufgaben blickt. Dennoch solltest du dich gerade am Anfang oder als Neuling nicht übernehmen und lieber weniger als zu viele Tasks niederzuschreiben. Sonst erreichst du das Gegenteil, und die lange Liste an offenen Aufgaben verursacht Stress.
So findest die beste App für dich
Ob Anfänger oder Power-User: So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse, so unterschiedlich die jeweiligen Apps. Während manchen Menschen eine einfache Checklisten-Apps ausreicht, benötigen andere wiederum eine umfangreiche To-Do-App. Auf unserer Liste findest du deshalb sowohl simple Checklisten-, als auch umfangreiche Organisations-Apps.
Frage dich, was du organisieren willst: Willst du einfach und schnell deine Aufgaben erfassen und deine Gedanken ordnen? Oder bist du jemand, der viel Zeit in die Planung steckt und Aufgaben kategorisiert und systematisch abarbeitet? Vielleicht willst du auch nur ein bestimmtes Event planen, etwa die Hochzeit, die Reise oder den Umzug. Wenn du deine Prioritäten kennst, ist es leichter, die richtige App zu finden.
To-Do- und Organisations- vs. Notiz- vs. Projektmanagement-Apps
Die Grenze zwischen To-Do- und Organisations-, Notiz- und Projektmanagement-Apps ist fliessend. Manche eignen sich auch als Notiz-Apps oder sind sogar für grosse Projekte geeignet. Manche Apps bieten eine Kalender-Übersicht und sind deshalb sogar als Kalender-App verwendbar. Bei der Auswahl haben wir uns ausschliesslich auf To-Do-Apps konzentriert, auch wenn sie diese Notiz-, Projektmanagement- oder Kalenderfunktionen anbieten. Wir werden diese Apps in Zukunft in weiteren Artikeln vorstellen.
Das macht eine gute Aufgaben-App aus
Es gibt unzählige Organisations-Apps in den App-Stores da draussen, die richtige zu finden kann deshalb ganz schön schwer sein. Bei der Auswahl der folgenden Apps haben wir auf folgende Dinge geachtet:
Free vs. Paid To-Do-Apps
Fast alle folgenden Apps haben neben einer kostenlosen Version auch eine Bezahl-Funktion, die heutzutage vermehrt in Form einer Paywall, also Bezahlschranke, daher kommt. Wir finden: Eine Bezahlschranke ist okay, aber eine Organisations-App sollte schon in der kostenlosen Version einen ausreichenden Funktionsumfang besitzen. Features hinter einer Bezahlschranke sollten den Komfort erhöhen und nicht elementare Funktionen sein, die für die Benutzung notwendig sind. Dennoch: Hast du dich erstmal für eine App entschieden, empfehlen wir dir, Geld für die Pro-Version auszugeben. Immerhin hält das auch die Entwicklung am Leben.
Synchronisation mit anderen Geräten
Das wohl wichtigste Feature einer Aufgaben-App ist die Synchronisierung mit anderen Geräten. So hat man seine Tasks, die man auf dem Computer erstellt, direkt in der jeweiligen App und umgekehrt. Auch bei der Auswahl haben wir auf die geräteübergreifende Nutzung geachtet.
Wer in den App-Stores sucht, wird viele weitere To-Do- und Organisations-Apps finden. Leider sind diese oft nur für das jeweilige Betriebssystem beziehungsweise nur für Apple-Geräte verfügbar. Einige bieten eine Weboberfläche an und sind damit theoretisch auch auf anderen Geräten nutzbar, allerdings schöpfen sie dadurch ihr volles Potential nicht aus. Wer damit leben kann, sollte sich diese Apps aber unbedingt anschauen. Darunter fallen Apps wie Things 3, OmniFocus oder Taskito.
Einfache Bedienung und übersichtliches Design
Eigentlich selbstverständlich, aber nicht immer wird dieser Punkt eingehalten: Eine Aufgaben-App sollte einfach zu bedienen sein. Aufgaben sollten “als erledigt markiert” werden und per Drag- und Drop verschiebbar sein. Mit Kategorien oder Ordnern lassen sich die Aufgaben sortieren. Pro-Features sollten klar gekennzeichnet sein und sich nicht in den Vordergrund drängen. Nichts nervt schliesslich mehr, als durch eine Bezahlschranke an der Erstellung von Aufgaben gehindert zu werden.
Datenschutz und Sicherheit
Um die Synchronisierung zu ermöglichen, speichern die Anbieter deine Daten in der Cloud. Zwar sind Hacker eher auf deine Identitätsdaten aus als auf deine Aufgaben, dennoch sollten die Anbieter Aussagen darüber treffen, wie sicher deine Tasks sind. Zur Erhöhung des Komforts bieten die Apps Schnittstellen und Verbindungen, etwa zum Kalender, zu deinen Kontakten, zu deinen Locations, oder deinen E-Mails. Sei dir bewusst, dass diese Daten unter Umständen auf den Servern des Anbieters hochgeladen werden, wenn du diese nutzen willst. Das kann zum Problem werden, wenn du die Apps auch im beruflichen Umfeld nutzen willst.
Aber auch du kannst Vorkehrungen treffen: Bietet die App eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, solltest du sie nutzen. Insbesondere wenn du private Details wie Passwörter oder Telefonnummern speicherst, schützt du sie vor fremden Augen.
Tipps für erfolgreichen Umgang mit To-Do-Apps
Viele kleine statt grosser Tasks und konkrete Überschriften verwenden
Nicht immer liegt es an den Organisations-Apps, wenn der persönliche Erfolg ausbleibt. Oft liegt es auch am Anwender selbst. Eine häufige Ursache, warum Menschen aufhören, sie zu nutzen: Zu unkonkrete Task-Bezeichnungen. Grosse Über-Tasks wie “Hochzeit planen” solltest du deshalb in möglichst kleinteilige Tasks untergliedern und mit konkreten Bezeichnungen versehen. Erstelle Aufgaben wie “Hochzeitsfotografen suchen”, “Brautkleid shoppen”, “Hochzeitstorte beauftragen”, “Einladungen erstellen”, “Einladungen verschicken” und “Location recherchieren”. Im Idealfall unterteilst du diese Aufgaben weiter und versiehst diese mit weiteren Informationen, etwa Stichwörtern, Details, zuständigen Personen, Locations oder Deadlines.
Priorisiere deine Tasks
Ebenfalls wichtig ist die Priorisierung. Viele langfristige Tasks sollten nicht dazu führen, dass du dringende und kurzfristige Aufgaben aus dem Blick verlierst. Auch die Reihenfolge ist wichtig: Wenn du mit To-Do-Apps zum Beispiel deinen Einkauf planst, sparst du viel Zeit, wenn du die Einkaufsliste anhand des Layouts deines Supermarktes priorisierst: Gemüse und Obst sind in der Regel direkt am Eingang zu finden, sollten also weiter oben auf der Liste stehen als Getränke, welche sich eher in der Nähe der Kassen befinden.
Setze eine Deadline und Dauer
Nicht jeder von uns erledigt die Aufgaben zeitnah – oftmals stehen unsere Tasks Tage, Monate oder Jahre auf der Checkliste. Damit dir das nicht passiert, setze eine realistische Deadline und halte dich dran.
Plane deine Pausen mit ein!
Aufgaben-Apps können eine sehr grosse Hilfe sein, aber genauso wichtig ist es, sich ab und zu eine Auszeit zu gönnen. Bietet die App eine Kalender-Ansicht, darfst du dir ruhig einen Pausen-Block eintragen. Und synchronisierst du deine Aufgaben mit deinem beruflichen Kalender, sehen Kollegen, dass du zu diesem Zeitpunkt beschäftigt bist.
Dran bleiben und nicht aufgeben!
Hast du noch nie eine Aufgaben-App genutzt, wird dir der Anfang und vor allem das Durchhalten sicherlich schwerfallen. Wie wir oben schon geschrieben haben: Setze anfangs lieber weniger als zu viele Tasks. Und hast du sie erledigt, belohne dich!
Das sind die besten To-Do- und Organisations-Apps
Todoist
Wer nach einer To-Do-App sucht, wird um Todoist nicht herumkommen. Die Software wird laut eigenen Angaben von über 30 Mio. Nutzern genutzt, zu den Kunden gehören grosse Unternehmen wie Bosch, Amazon oder Disney. Die Stärke von Todoist liegt in der schicken minimalistischen Benutzeroberfläche. Wiederkehrende Aufgaben sind genauso möglich wie Unteraufgaben. Prioritätsstufen zeigen dir sofort, was wichtig ist und was nicht, und mit Labels kannst du deine Aufgaben besser kennzeichnen. Aufgaben lassen sich zudem als Vorlage speichern.
Die kostenlose Standard-Version bietet dir bis zu 5 Projekte, 3 Filteransichten und einen Aktivitätsverlauf der letzten Woche. Deine Aufgaben kannst du dabei entweder als Liste oder als Board darstellen lassen. Die Integration mit E-Mails, Kalendern und mehr ist ebenfalls möglich.
In der Pro-Version, die CHF 5.- im Monat oder CHF 48.- im Jahr kostet, kommen dann zusätzlich Aufgabenerinnerungen und -dauer dazu, auch automatische Backups sind möglich. Neu hinzugekommen ist ein KI-Assistent, der dir bei deinen Aufgaben helfen soll.
| App-Name | iOS | Android |
| Todoist | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Google Tasks
Google Tasks ist nicht nur tief in Android integriert, auch iOS-Besitzer sollten einen Blick in die Google-App werfen. Zwar hat Apple die eigene Erinnerungen-App zuletzt mit neuen Features bestückt, allerdings ist diese eben nur für Apple-Geräte verfügbar. Google Tasks arbeitet hingegen prima mit anderen Google-Apps wie den Kalender oder GMail zusammen und tut dies auch geräteübergreifend. Genau wie andere Aufgaben–Apps lassen sich Tasks in Unteraufgaben unterteilen und mit Beschreibungen und Deadlines versehen. E-Mails lassen sich direkt in Aufgaben verwandeln, welche man dann in der Seitenleiste von Gmail im Blick hat. Anders als bei Todoist sind Erinnerungsbenachrichtigungen kostenlos. Einziger Nachteil von Google Tasks: Man kann den Tasks keine Personen zuweisen – deine Tasks gehören dir. Zum teamübergreifenden Arbeiten eignet sich Google Tasks deshalb nicht.
| App-Name | iOS | Android |
| Google Tasks | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Microsoft To Do
Was Google Tasks für Android-User ist, ist Microsoft To Do für Windows-User. Zwar entwickelt Microsoft kein eigenes Betriebssystem für Handys mehr, dennoch gibt es die App auch für iOS und Android. Microsofts Aufgaben-App ging massgeblich aus der bei vielen Nutzern beliebten App “Wunderlist” hervor, welche 2015 von Microsoft übernommen wurde. Microsoft To Do ist tief in die Office 365 Suite integriert – wer also lieber Microsoft-Produkte (auch im beruflichen Umfeld) nutzt, für den eignet sich diese App besser. E-Mails lassen sich direkt aus Outlook heraus als Aufgaben abspeichern. Wo bei anderen Apps den Fokus eher auf Projekte und Überaufgaben legen, setzt die Microsoft-App viel Wert auf die zeitliche Übersicht: Du siehst sofort, welche Aufgaben heute anstehen. Weitere geplante und als “wichtig” markierte Tasks kannst du mit einem Klick auf die betreffende Kategorie ebenfalls in der Seitenleiste aufrufen.
| App-Name | iOS | Android |
| Microsoft To Do | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Habitica
Dir fällt es schwer, dranzubleiben? Dann schau dir Habitica an. Habitica verbindet To-Dos mit Gamification-Events. Soll heissen: Mit jeder erledigter Aufgabe levelst du deinen Avatar und schaltest neue Spielfunktionen wie Outfits, Haustiere, Fähigkeiten und sogar Quests frei! Die Aufgaben unterteilen sich in To-Dos, Gewohnheiten und wiederkehrende Aufgaben (“Dailies”). Nutzen deine Freunde die App ebenfalls, kannst du gemeinsam mit ihnen Monster bezwingen und Gold verdienen, welches du für Belohnungen ausgeben kannst. Woanders merkt man ebenso den Community-Gedanken: Mit von den Entwicklern erstellten Challenges (“10 Minuten Workout”, “ADHS/ADHD Challenge”), an denen alle teilnehmen können, bleibst du am Ball und motivierst dich weiter. Das hilft besonders jenen, die nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Selbstverständlich bringt die App alle Standard-Features einer Aufgaben-App mit.
Habitica ist komplett kostenlos (und in der kostenlosen Version auch komplett werbefrei), wer aber Gefallen an der App gefunden hat, kann die Entwickler mit einem monatlichen Abo von CHF 5.- bis CHF 51.- unterstützen.
| App-Name | iOS | Android |
| Habitica | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Any.do
Wer sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich eine einzige App nutzen will, der sollte einen Blick auf Any.do werfen. Die App stellt deine Aufgaben in einem schön übersichtlichen und minimalistischen Design da. Du siehst sofort, welche Aufgaben heute, morgen und die nächsten Tage anstehen. Deine Tasks lassen sich in Listen und Projekten untergliedern – so vermeidest du, dass sich private Aufgaben mit deinen beruflichen To-Dos vermischen. Teile deine Listen mit deinem Partner oder Kollegen und weise ihnen Aufgaben zu. Einstellbare Erinnerungen und eine Kalender-Funktion sind bereits in der kostenlosen Version enthalten.
Die Premium-Version ist für faire CHF 3.- im Monat zu haben, also CHF 36.- im Jahr und bietet zusätzliche Integration in andere Apps, WhatsApp- sowie ortsbasierte Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben.
| App-Name | iOS | Android |
| Any.do | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
TickTick
TickTick unterstützt über 7 Betriebssysteme, und dennoch fühlt sich jede App an, als wäre sie genau für das jeweilige OS entwickelt worden. Soll heissen: Die macOS-Version fühlt sich an wie eine Mac-App und nicht wie eine als App verkleidete Web-Oberfläche. Die Windows-App kommt im bekannten Windows-Design daher und versucht nicht, die Apple-Designsprache zu “windowfizieren”. Dazu kommen Erweiterungen für die gängigsten Browser. Neben den bekannten Standard-Features kommt TickTick mit einem Pomodoro-Timer daher, mit dem du eine 25-minütige Fokus-Sessions starten kannst – wahlweise auch mit Hintergrundgeräuschen. Das Teilen von Listen und Zuweisen von Aufgaben ist ebenfalls möglich.
Die Premium-Version bietet unter anderem mehr Kalenderansichten, Tasks-Dauer, Datei-Anhänge, intelligente Filterfunktionen und spezifischere Pomodoro-Timer. Sie kostet zwischen CHF 4.- und CHF 35.-.
| App-Name | iOS | Android |
| TickTick | Für iOS herunterladen | Für Android herunterladen |
Fazit: Mehr Effizienz und weniger Stress dank To-Do-Apps
Aufgaben-Apps können dir dabei helfen, produktiver und effizienter zu sein. Mit ihnen kannst du dich besser fokussieren und deinen Tag strukturieren. Wichtig ist nur, dass du am Ball bleibst und nicht aufgibst. Denn nur wenige Sachen sind so befriedigend wie am Ende des Tages auf die erledigten Aufgaben zu blicken und den Fortschritt zu sehen. Mit den Apps kannst du allein schon durch das Erfassen und Niederschreiben von Aufgaben deine Gedanken sortieren und Arbeit vom Privaten trennen. Dadurch verringert du deinen Stress, vermeidest Burn-Out und hast nachweislich eine bessere Lebensqualität.
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